Die Einführung eines PIM-Systems ist ein Schritt, der gut durchdacht sein muss. Aber nicht nur die Einführung ist entscheidend, sondern bereits der Schritt zuvor: die Auswahl eines geeigneten Systems. Die PIM-Lösung des Anbieters A kann für ein Unternehmen optimal sein, für ein anderes Unternehmen dagegen überhaupt nicht. Es hängt von der individuellen Ausgangslage jedes einzelnen Unternehmens ab. In diesem Blogbeitrag zeigen wir eine Auswahl beispielhafter Fragen, die sich jedes Unternehmen vor der Entscheidung für eine PIM-Software-Lösung stellen sollte. Da PIM-Systeme das Managen von Produktinformationen in verschiedenen Phasen optimieren können, sollten die Fragestellungen auch alle folgenden Phasen abdecken:
Die Ausgangslage im Unternehmen, das Erstellen von Produktinformationen, das Verwalten und das Distribuieren dieser. Zudem kommen noch individuelle Fragestellungen zur Preisgestaltung, zum Archivieren oder generellen Rahmenbedingungen, wie z.B. eine unternehmensspezifisches Branding, hinzu. Letztere werden in diesem Artikel nicht behandelt, können in einem gemeinsamen Gespräch aber gerne diskutiert werden.
Beispielfrage zur Ausgangslage:
Wie viele zu verwaltenden Produkte und Varianten haben Sie?
Die Frage "Wie viele zu verwaltenden Produkte und Varianten haben Sie?" ist eine wichtige Überlegung für Unternehmen, die ein PIM-System einführen möchten. Die Anzahl der zu verwaltenden Produkte und Varianten ist ein entscheidender Faktor bei der Wahl des richtigen PIM-Systems. Ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Produkten kann in der Regel ein einfaches PIM-System verwenden, während ein großes Unternehmen mit Tausenden von Produkten und Varianten ein leistungsstärkeres System benötigt.
Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass jedes Produkt und jede Variante unterschiedliche Attribute, Beschreibungen, Bilder und andere Merkmale aufweisen kann. Ein umfangreiches Produktangebot erfordert daher ein PIM-System mit der Fähigkeit, eine große Anzahl von Produktdaten zu speichern und zu verwalten.
Durch die Beantwortung dieser Frage können Unternehmen die Größe und Komplexität des benötigten PIM-Systems bestimmen und sicherstellen, dass es den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Beispielfrage zur Erstellung von Produktinformationen:
Für diesen Bereich sollte man sich beispielsweise folgende Fragen stellen: In welchem System werden diese Daten erfasst? Welche Produktdaten erfassen Sie heute, bzw. welche Produktdaten werden zukünftig benötigt? Welche Abteilungen sind an der Erstellung der Produktdaten beteiligt? Wie werden heute Übersetzungen erstellt?
In Bezug auf die Systeme, in denen Daten erfasst werden, sollten Unternehmen prüfen, welche Systeme heute zur Erfassung von Produktdaten verwendet werden. Ein PIM-System sollte in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellen, u.a. auch ERP- oder Content Management Systemen zu sammeln und zu integrieren.
Es ist auch wichtig zu überlegen, welche Produktdaten heute erfasst werden und welche Daten zukünftig benötigt werden. Eine umfassende Produktdatenverwaltung umfasst Attribute wie Preis, Verfügbarkeit, Beschreibungen, Bilder und vieles mehr. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das PIM-System in der Lage ist, alle notwendigen Informationen zu speichern und zu verwalten, um den Anforderungen der verschiedenen Vertriebskanäle gerecht zu werden.
Unternehmen sollten auch die Abteilungen identifizieren, die an der Erstellung der Produktdaten beteiligt sind. Dies umfasst in der Regel Marketing-, Vertriebs- und Produktentwicklungsabteilungen. Ein PIM-System sollte die Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen unterstützen und die Erstellung von Produktdaten erleichtern.
Schließlich ist es wichtig zu prüfen, wie Übersetzungen heute erstellt werden. Wenn Unternehmen internationale Märkte bedienen, müssen die Produktdaten in mehreren Sprachen verfügbar sein. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das PIM-System in der Lage ist, Übersetzungen effektiv zu unterstützen und den Prozess der Übersetzungsverwaltung zu automatisieren.
Beispielfrage zur Verwaltung:
Stellen Sie sich hierzu beispielsweise folgende Fragen: Auf welche Art kategorisieren Sie heute Ihre Produkte? Wie laufen heute Freigabeprozesse ab? Welche Qualitätskriterien stellen Sie an Ihre Produktdaten?
Die Art und Weise, wie Produkte kategorisiert werden, kann je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Das PIM-System sollte in der Lage sein, Produkte nach den Kategorien zu organisieren, die für das Unternehmen relevant sind. Die Kategorisierung von Produkten kann beispielsweise nach Produkttyp, Marke oder Region erfolgen.
Die Freigabe von Produktdaten kann ein wichtiger Prozess sein, um sicherzustellen, dass die Daten qualitativ hochwertig und korrekt sind. Stellt ein Unternehmen hohe Qualitätsansprüche, ist es wichtig, dass das PIM-System in der Lage ist, Freigabeprozesse zu unterstützen. So kann sichergestellt werden, dass die Daten vor der Veröffentlichung von den entsprechenden Personen überprüft und genehmigt werden. Ein PIM-System sollte dann auch den Status von Produktdaten während des Freigabeprozesses verfolgen können, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen oder unbeaufsichtigt bleiben.
Hierbei ist es natürlich auch wichtig, dass die Qualitätskriterien für Produktdaten definiert sind. Unternehmen sollten klare Anforderungen an die Qualität der Produktdaten haben, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Ein PIM Systems sollte Ihrem Unternehmen helfen, die Daten auf inkonsistente oder fehlerhafte Informationen zu überprüfen und Ihnen dann die entsprechenden Korrekturen vorschlagen.
Beispielfrage zur Distribution:
Wer benötigt Dateninformationen aus Ihrem PIM-System? Benötigen Ausgabekanäle unterschiedliche Daten? Werden Produktdaten für eine Printausleitung benötigt? Stellen Sie sich diese und ähnliche Fragen, um sich klar darüber zu werden, welche Anforderungen Sie an Ihr PIM-System im Hinblick auf die Distribution von Produktinformationen haben.
Es ist wichtig zu verstehen, wer Zugriff auf die Produktdaten benötigt, die im PIM-System verwaltet werden. Das können interne Teams wie Vertrieb, Marketing oder Einkauf sein, aber auch externe Partner wie Lieferanten oder Händler. Ein PIM-System sollte in der Lage sein, den Zugriff auf die Daten zu steuern und sicherzustellen, damit nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.
Wenn verschiedene Ausgabekanäle wie beispielsweise ein Webshop oder ein Katalog unterschiedliche Produktdaten benötigen, müssen diese Informationen im PIM-System entsprechend verwaltet und bereitgestellt werden. Haben Sie also verschiedene Ausgabekanäle mit unterschiedlichen Ausgabe-Vorgaben, dann ist es wichtig, dass Ihr PIM diese Kanäle bedienen und möglichst automatisiert Daten hinsichtlich unterschiedlicher Spezifikationen generieren und ausgeben kann.
Besonders im B2B Bereich kann es zudem notwendig sein, Produktdaten für die Erstellung von Printmaterialien wie Katalogen oder Broschüren zu exportieren. Ist das PIM-System in der Lage, Produktdaten in einem geeigneten Format automatisiert zu exportieren, das für den Druckprozess verwendet werden kann, so sparen Sie wertvolle Zeit und Kapazitäten.
All die genannten Fragen sind nur ein kleiner Auszug. Sie sollten noch viel umfassender brainstormen bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Und vor allem: denken Sie nicht allein - beziehen Sie Kollegen und andere Parteien, die ein PIM-System mitnutzen würden, mit ein. Nur so bekommen Sie einen Rundumblick und können sicher sein, keine Aspekte zu übersehen.
Es ist auch hilfreich einen externen Berater mit hinzuzuziehen, da dieser aufgrund seiner Kundenübergreifenden Erfahrung einen guten Blick auf die Bedeutung und Gewichtung der Fragen geben kann und weiß, wo sich Fallstricke befinden. Unterstützung und eine externe Sicht ist in diesem Fall Gold wert - die Entscheidung, welches System am besten für das eigene Unternehmen ist und die anschließende Implementierung ist schließlich kein Prozess, den man kosten- und zeittechnisch regelmäßig wiederholen kann. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Sprechen Sie uns einfach unverbindlich an.
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