Die Einführung eines Digital Asset Management Systems klingt erst einmal ziemlich trivial: Mediadaten importieren, diese strukturieren und verwalten sowie an die Ausgabekanäle ausspielen. Doch hinter dem Begriff „DAM“ verbirgt sich mehr als es auf den ersten Blick scheint: Ist die Notwendigkeit eines DAM-Systems erkannt, wird mit der Auswahl des richtigen Systems gestartet. Dies ist jedoch vielfach eher eine Frage der Präferenz als eine Differenzierung der Funktionalitäten. Nun noch den Implementierungspartner finden und schon kann das Projekt starten...So die Theorie.
Ein DAM System wird Ihrem Unternehmen nur dann den gewünschten Mehrwert bieten, wenn dieses ideal auf Ihre Anforderungen, Daten und Prozesse abgestimmt ist. Und genau diese können ausschließlich die Fachbereiche in Ihrem Unternehmen definieren.
Doch mit welchen Fragen müssen sich Fachbereiche im Zuge eines DAM-Projektes auseinandersetzen?
1. Wie übernehme ich meine Daten ins DAM?
Welche Datentöpfe und Datenquellen gibt es in dem Unternehmen? Welche Datenmengen an Bestands- und Neudaten müssen in das DAM übernommen werden? Wie strukturiert werden die Daten angeliefert? Gibt es Standards für die verschiedenen Dateitypen?
2. Wie sichere ich die Datenqualität in meinem DAM?
Es wird empfohlen einen Datenstandard zu definieren, der im DAM-System abgelegt wird und aus dem verschiedenen Derivate und Konvertierungen je Ausgabekanal getätigt werden. Ebenso spielt in Bezug auf die effiziente Suchbarkeit von Medien das Thema Duplikate eine große Rolle. Dabei können Tools zur Similarity Search oder visuelle Marker helfen.
3. Wie reduziere ich meinen Datenpflegeaufwand?
Das Ziel der Einführung eines DAM-Systems ist die Aufwandsreduktion ohne dabei die Qualität der Metadaten zu reduzieren. Diese ist essenziell für die Nutzung der Facettensuche. Dies wird durch Automatismen oder Third Party Tools erreicht.
Ein Klassiker ist dabei das Auslesen der Artikelnummer aus dem Dateinamen oder Autotagging.
4. Wie stelle ich die Einhaltung meiner Lizenzrechte sicher?
Die Einhaltung der Lizenz- und Verwendungsrechte ist ein zentraler Punkt im Bereich Mediamanagement, da die Verletzung dieser mitunter empfindlich bestraft wird. Hier ist eine schnelle Reaktion gefragt ohne dabei zusätzlichen, manuellen Aufwand zu erzeugen.
5. Wie gestalte ich meinen Freigabeprozess?
Abschluss der Bearbeitung ist die Freigabe von Assets für die Verwendung der Ausgabekanäle. Dabei muss sichergestellt werden, dass sowohl die Datenqualität als auch die Datenpflege korrekt ist. Der Prozess muss flexibel je Datentyp anpassbar sein. So benötigen Produktbilder sicherlich einen anderen Prozess als Dokumente. Zudem ist die Frage, welche Kriterien automatisch geprüft werden können oder einer visuellen Prüfung unterzogen werden.
6. Wie können die DAM-User unterstützt werden?
Bei der Konzeption eines DAM-Systems darf nie außer Acht gelassen werden, dass die DAM User essenziell für die Akzeptanz des Systems sind. Daher sollten die Prozesse im DAM-System für die User komfortabler, einfacher und schneller gestaltet werden. Dies kann durch die Ablöse manueller Tätigkeiten durch Automatismen, dem Hervorheben von Informationen durch z.B. visuelle Marker an Assets oder Vereinfachungen durch z.B. dem Einrichten von gespeicherten Suchen geschehen.
7. Wie kann ich meine Assets flexibel verwenden?
Die Assetausgabe sollte flexibel auf das Ausgabesystem oder die Person und deren Verwendungszweck ausgerichtet werden. Besonders der Printbereich benötigt eine flexible Anpassung. Je nach Layout oder Darstellung werden verschiedene Varianten von ein und demselben Image benötigt (z.B. Ausschnitte). Dabei soll nicht jede Variante erneut den gesamten Bearbeitungsprozess durchlaufen, da diese meist nur einmal verwendet wird. Zielführender sind hier die entsprechenden Cropping Funktionalitäten.
8. Wie kann ich Assets zur Verfügung stellen?
Assets können manuell heruntergeladen werden oder automatisch an andere Systeme mittels einer Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Dabei sollte vor allem die Definition des Prozesses betrachtet werden: Welche Assets sollen, wann mit welchen Informationen auf welcher technischen Basis zur Verfügung gestellt werden.
9. Wie kann ich unabhängig mit meinen Assets arbeiten?
Gibt es Fachabteilungen oder Externe Beteiligte mit der Notwendigkeit offline und lokal mit den Daten zu arbeiten? Dies kann beispielsweise im Printbereich für Agenturen besonders in der meist knapp bemessenen Zeit der Katalogproduktion wichtig sein. Jeder Zeitverlust durch Datentransfer kann hier zu kostenintensiven Verzögerungen führen. Oder ist nicht immer ein Online-Betrieb gewährleistet wie bspw. bei Außendienstmitarbeitern, die ihre Präsentationen mit oder über das DAM-System erstellen.
Dies gibt Ihnen einen kurzen Einblick, wie weitreichend die DAM Konzeption sein kann. Gerne unterstützen wir Sie dabei, diese Fragestellungen zu beantworten, um ein auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Konzept für ein DAM-System zu erarbeiten.
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